勤務中のメールを禁止したIT企業

　いやいや、そんな泥臭いことではなく、もっとスマートに行きたい。そのためにはITの活用が欠かせない。最先端企業でインターネット接続を制限しているところなどあるはずがない。そう言われる方は以下の数字を見てもらいたい。
　ロバート・ハーフ・テクノロジー（米国）が100人以上従業員のいる米国内企業のCIO(最高情報責任者) 1,400人以上に「就業時間内のSNS（Facebook、Twitterなど）利用ポリシー」について電話アンケートを実施した結果である。
　全面的に禁止54%
　仕事利用に限って許可19%
　限定的な個人利用も許可16%
　いかなる個人利用も許可10%
　分からない/無回答1%

　米国企業の半数以上がSNSの利用を制限しているのが分かる。理由は「SNSの利用は従業員の気を散らせ」、仕事に差し障りがあると考えているからだ。
　この結果は2009年10月に発表されたもので、その時に比べると現在はSNSの利用者は激増しているから、仕事への影響はもっと深刻になっているだろう。
　私が見る範囲内でも、この数年、講演やセミナー中にもかかわらず頻繁にケータイをチェックをする人が増えている。その傾向はフューチャホンと呼ばれる従来型ケータイよりもスマートホンを操作している人の方が多い。経営者や管理職クラスですらこれだから一般社員はもっと頻繁にケータイをチェックしているだろう。

　では、インターネットに接続してメールを書いたり、SNSに投稿するのにどれくらいの時間を取られるだろうか。
　仮に1日100通超メールが届くと、軽く目を通すだけでもかなり時間を取られる。困るのはタイトルの付け方がいい加減（「○○課△△です」のような）で一読しなければ内容が分からないことだ。
　急を要したり、すぐ返事を書かなければならないものは1/3程度しかなくても、とにかく目を通さなければ判断できないから困る。そのためどうかすると半日もメールに時間を取られる。しかも社内メールが結構多い。その分、業務に差し障りが出る。
　こうした状態に業を煮やしたあるIT系の社長は急ぎのもの、すぐ決済を必要とするものにしか返事を書かないと決め、社内に次のように宣言した。
　１．タイトルを見ただけで内容が分かるようにすること
　２．急ぎのもの、決済をすぐ必要とするメールはタイトルに「重要」と書いて寄こすこと
　これでかなり楽になるかと思ったが、大半のメールに「重要」と書かれ、頭を抱えたという話がある。
　まあ、できるだけ自分のメールを読んで欲しいと思う社員の気持ちも分からないわけではない。しかし、これでは何の解決にもならない。そこで、社内メール禁止日を設け、現在対応しているとのこと。

　海外でも状況は同じ。というより海外の動きが日本に伝わったと言った方が正しいが、フランスのIT大手企業、アトス・オリジンは2013年に社内メールを全面禁止すると2年前に発表している。
　同社の社長、ブルトン氏によれば、同社の従業員が1日に受け取るメールは平均200通。そのうち仕事上必要なメールは10％で、残りはいわばどうでもいいようなメールだと言う。同社の幹部らは、このどうでもいいようなメールのために週5〜20時間も費やされており、これは大きな損失である。
「話があれば直接会いに来るか、電話してくれればいい。メールは会話の代わりにはならない」と、ブルトン氏はウォール・ストリート・ジャーナルのインタビューで答えている。

モノ言わぬコミュニケーション

　（１）に戻る　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（３）に続く


NTTPCのレンタルサーバー/ホスティングサービス　WebARENA